Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen kontrollieren

Egal ob die Bestellung digital, per Telefon, per Fax oder mit der Brieftaube aufgegeben wird, die Warenannahme und die Rechnungskontrolle läuft weitgehend immer gleich ab- oder sollte es zumindest. 

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Auch wenn das Verhältnis zu Lieferanten gut und vertrauenswürdig ist, kommt es oft zu unbeabsichtigten Fehllieferungen. Auch Falscheingaben bei der Bestellung, Missverständnisse bei Gebinden und Zahlendrehen bei der Rechnungserstellung können teuer oder ärgerlich werden.

Die möglichen Fehlerquellen sind vielfältig und je mehr Menschen bei einer Bestellung involviert sind, desto mehr kann schiefgehen. Zeitnahes und gründliches Vorgehen können manchmal das Schlimmste verhindern. Je früher Fehler gefunden werden, desto eher kann reagiert werden. Liegen die fehlerhaften Waren im Lager oder im Kühlhaus, ist es manchmal schon zu spät. Passiert so etwas am Wochenende (und es passiert immer am Wochenende) können Lieferanten kaum noch reagieren.

Immer wieder hört man, dass die Fahrer es immer eilig haben oder die Lieferung erst später kontrolliert werden kann, weil man selber Stress hat. Warenannahme sollte immer Priorität haben und der Fahrer muss sich halt ein wenig gedulden. Manchmal hilft da ein klärendes Gespräch und manchmal kann man auch ein Zeitfenster der Warenlieferung definieren. 

Fazit: Nichts ist ärgerlicher, wenn Waren bei der Anlieferung fehlen und der Fahrer ist schon weg. Nichts kann teurer werden, wenn Rechnungen ohne Kontrolle freigegeben werden. Um hier Stress zu vermeiden, sind sorgsame Kontrollen auf unterschiedlichen Ebenen nötig. Auch der Einsatz von sogenannten HACCP Wareneingangsstempeln und HACCP Checklisten bei der Warenannahme sind zu empfehlen, damit die Kommunikation zwischen Warenannahme und Verwaltung verbessert werden kann.