Registrierkassen und Kassensysteme für Restaurants

Was sollten Sie vor dem Kauf von Registrierkassen,  Kassensystemen, Waagensystemen oder einer PC Kasse beachten?

 

 

·      Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeld-Einnahmen!

·      Das Bundesfinanzministerium hat neue Vorschriften zur Aufbewahrung der mittels Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegestreckenzählern erfassten Geschäftsvorfälle in einem Schreiben an die obersten Finanzbehörden der Länder am 26.11.2010 bekannt gegeben: siehe BMF-Schreiben, und fragen Sie Ihren/Ihre Steuerberater/in. - z.B. nach den IDEA-Funktionen, Prüfsoftware des Finanzamts zur Umsatzdatenkontrolle in den Registrierkassensystemen und Waagensystemen, Verzögerungsgeld ...

 

·       folgende Daten müssen ab 2013 nur 8 Jahre (ab 2015 nur 7 Jahre) in der Kasse gespeichert werden: Journalrolle / E-Journal, artikelgenaue Rechnungskopien, Z-Berichte (Bediener/Kellner/Kassierer, Trainingskellner/Bediener, Warengruppen, Artikel, Zahlungsarten wie Barzahlung, EC-Kartenzahlung, Kreditkartenzahlung, Rechnungen) mit fortlaufender Nummer und Datum müssen jederzeit abrufbar sein (Speicherung alle Z-Berichte), Aufbewahrung der Bedienungsanleitung und der Programmieranleitung, usw.

 

·         Wir empfehlen Ihnen Ihr Kassensystem/Registrierkasse vor dem Kauf (neu oder gebraucht) zu überprüfen, ob diese den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

 

 

·         Durch die Beweislast auf die/den Unternehmer/in kann nur derjenige beruhigt auf die Betriebsprüfung warten, wer sich rechtzeitig informiert und ein dem entsprechendes Kassensystem/Registrierkasse/Waage bzw. Softwareupdate benutzt.

 

Bei Nichteinhaltung der Vorgaben ist die Gewinnschätzung und ein Verzögerungsgeld von 2.500,00 EUR bis 250.000,00 EUR möglich.

 

·       Es gibt eine Liste die den Finanzämtern vorliegt, in den aufgeführt wird, welche Kassen in der Lage sind, elektronische Umsatzdaten zu speichern.

 

·         z.B.   Bei VECTRON Kassen muss der Speicher erweitert werden. Genauso muss die VECTRON Fiskal Softwareversion aufgespielt werden (Software-Update/Softwareanpassung).

 

·         Das Finanzamt kann vom Steuerpflichtigen eine Bestätigung des Herstellers bezüglich der Nachrüstbarkeit der Kasse verlangen.

 

·         Dieses sollten Sie sich nochmals von Ihrer/Ihrem Steuerberater/in bestätigen lassen.

 

·         Elektronische kryptographische Datenspeicherung (GDPdU) und Kassennachschau ab dem 01.01.2013.

 

·         Wird eine Programmieranleitung mitgeliefert?

Einfache Programmierungen wie z.B. Datum, Uhrzeit, Festpreise, Artikeltexte sollten Sie anhand der Bedienungsanleitung oder einer zusätzlichen Programmieranleitung selbst vornehmen können. Bei mittleren und leistungsstarken Registrierkassen oder wenn Sie eine komplette Neuprogrammierung benötigen, sollten Sie sich vorher einen Kassenfachhändler in Ihrer Nähe heraussuchen. Bei vielen neuen Kassenmodellen gibt es eine Programmiersoftware dafür.

 

·         Werden alle nötigen Schlüssel mitgeliefert?

Sie benötigen mindestens einige Funktionsschlüssel z.B. Registrier- und Programmierschlüssel sowie eventuell Bedienerschlüssel und Schubladenschlüssel. Suchen Sie sich ansonsten vorher einen Kassenhändler in Ihrer Nähe (Gelbe Seiten oder Internet), der Sie mit Zubehör beliefern kann.

 

·         Gibt es den Hersteller überhaupt noch?

Einige Hersteller von Registrierkassen haben in den letzten Jahren den Vertrieb eingestellt mit den Registrierkassen z. B.:  EBM, SANYO-Kassensysteme München ECR 386 F, ECR 905, ECR 906, ECR 915, ECR 920, SKS-Kassen Kelsterbach TS Serie, SUMITRONICS, UTAX,  Indatec/Inka mit den Registrierkassen UX 45, 10 25 100 200 250 300 und 350 , Toshiba TEC mit den Registrierkassen MA-206, MA-516, MA-1350, MA-1450, MA-1530, MA-1535, MA-1595, MA-1650, FS-1450, FS-1455 FS-1650, FS-1655, FS-1535, FS-2600, FS-3600,  UNIWELL-Deutschland Hamburg mit den Touchkassen Uniwell IX-15, UX 45, UX-70, TX-850, EX-560, EX-570, EX-575, TX-875, DX-890, DX-895, DX-910, DX-915, SX-7000, SX-805, SX-8500, SX-8505 in Deutschland und einige andere Hersteller!

 

·Entspricht die Kasse den gesetz. Vorgaben für Rechnungen u. in der Gastronomie für Bewirtungsbelege?

 

Seit dem 01.07.2004 gibt es neue Steuergesetze über Rechnungsinhalte (Kassenbon) und Vorsteuerabzüge

1. Adresse vom Verkäufer (ab 100 EUR auch vom Käufer)

2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

3. Rechnungsdatum

4. laufende Rechnungsnummer

5. Menge und Art (Artikelbezeichnung bzw. übliche Warenbezeichnung)

6. MwSt-Steuersatz (bzw. -sätze)

7. MwSt.-Steuerbetrag (bzw. -beträge)

8. Netto-Summe

9. zu zahlende Total-Summe

Wenn Sie also Rechnungen, die steuerlich absetzbar sein sollen, ausgeben wollen/müssen, benötigen Sie eine textschreibende Kasse mit den oben genannten Merkmalen.

Fragen Sie auch Ihre/n Steuerberater/in. 

 

·         Ist der Kassenfachhändler auch kompetent?

Kontrollieren Sie, ob dieser eine aussagekräftige Homepage besitzt und diese auch aktuell gehalten wird.

 

·         Welche Software (bei PC-Kassen) wird mitgeliefert?

Fragen Sie nach, welches Betriebssystem installiert ist und ob die Kassensoftware evtl. noch unter DOS läuft.

 

·         Überlegen Sie vorher!

Soll die Kasse leise sein, dann sollte diese mit einem Thermodrucker ausgestattet sein. Soll der Druck dokumentenecht sein können Sie entweder eine Kasse mit einem Nadel- bzw. Matrixdrucker kaufen (mit Farbbandkassetteneinsatz) oder eine Kassen mit Thermodrucker. Hierbei gibt es speziellen Thermopapier, welches 10 Jahre bei fachgerechter Lagerung hält und etwas dicker ist, als die normalen Thermorollen. Wollen Sie eine große Flachtastatur oder eine mit Vollhubtastatur.

Wollen Sie Ihren Umsatz artikelgenau und haben Sie viele Artikel, dann sollten Sie eine Kasse mit großer Tastatur (für viele Festtasten) kaufen oder eine Touchscreen-Kasse erwerben (da hat das Suchen der Artikel-Nummern ein Ende - Sie tippen einfach auf die Bildschirmtaste) und Sie haben den Umsatz trotzdem artikelgenau.

Der eingebaute Kassen-Drucker sollte ein 2-Stationen-Drucker (Bon und Journal) sein. Die Finanzbehörden verlangen eine Aufbewahrung der Journalrolle.

Benötigen Sie Tages- und zusätzlich Monatsberichte (das können nicht alle).

 

 

 

·         Unterschiede von Registrierkassen, Kassensystemen und PC-Kassen?

 

1. Numerischen Kassen

- können keine Buchstaben drucken (meist mit einem Typenrad-Drucker oder einer Druckwalze ausgestattet)

- meist sehr langsam im Druck

- kleiner Preis und kleine Leistung

- können keine vom Finanzamt anerkannten Rechnungen/Quittungen drucken

- als Leergut-Kasse, Reserve-Kasse oder Leihkasse für Feste geeignet (wo keine Rechnungen ausgegeben werden müssen)

 

2. Textschreibende (alphanumerische) Kassen

- können Buchstaben und Zahlen drucken (Artikeltexte, Warengruppentexte, Finanztexte, Bonkopf für    Geschäftsadresse und teilweise auch Bonfuss-Textzeilen)

 

- gibt es mit eingebautem Nadel- bzw. Matrix-Drucker oder auch mit leisem und schnellerem  Thermodrucker

 

- viele neueren Registrierkassen-Modelle können das seit 01.07.2004 erforderliche Netto-Total neben der    Gesamtsumme auf dem Bon drucken

 

- kommen überall im Einzelhandel und in der Gastronomie zum Einsatz (manche sind leistungsfähiger als  eine alte PC-Kasse mit DOS-Software)

 

- mittlere Preisklasse

 

- Bei den leistungsstärkeren Kassen-Modellen kann ein Scanner, ein separater Rechnungsdrucker, weitere    Kassen für den Verbund oder ein PC oder Modem angeschlossen werden.

 

3. PC-Kassensysteme, POS-Systeme

- modularer Aufbau: bestehend aus Zentraleinheit (PC bzw. Rechner), Kassendrucker, Kassenschublade, Bedieneranzeige oder Bediener-Bildschirm  Kundenanzeige, Eingabe-Tastatur, Scanner, Betriebssystem und Kassensoftware

- hohe Preisklasse

- Wichtig ist die Leistung der Kassensoftware, die für den Einzel-Handel (auch spezielle Branchen-Lösungen) und für die Gastronomie angeboten wird.

 

4. Fiskalspeicher:

Fiskalregistrierkassen, Fiskalkassensysteme, Fiskalwaagensysteme,  Fiskalkassen,  Fiskalwaagen, Fiskal-Chip-Kassen,  Smartcard-Speicher-Chip-Kassensysteme, Smartcard- Chip-Registrierkassen usw. sind mit  kryptografischen Speichern ausgerüstet, die alle steuerrelevanten Daten (GDPdU Pflicht ab 01.01.2013) speichern.

Kryptografische Sicherung/Datenschutz an Registrierkassen, Kassensysteme und Waagensysteme, GDPdU: Ein hoch aktuelles Thema, angesichts Milliarden von Umsatzausfällen und des Betrugs durch die Mitarbeiter/in an der Kasse. z.B. Verkäufer/in arbeitet mit offener Schublade oder die Kasse ist im Trainingsmodus/Traingskellner/in so das keine Umsätze im X/Z-Speicher erfolgen und der/die Firmeninhaber/in den Verlust nicht merken!

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,

Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff 

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Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff.